O RMA ( autorização para remessa de mercadoria em garantia ) deve ser utilizado nos casos em que os itens enviados estão com "defeito" a princípio com mais de 7 dias ( produtos que apresentam defeito em até 7 dias da emissão, costuma-se considerar casos de troca imediata e deste modo recomenda-se emitir uma nota fiscal de devolução e não de remessa em garantia, desde que não tenham sido danificados no transporte ou posteriormente por mal uso ) e normalmente tem poucos itens que serão verificados um a um, com lançamento do estado e do defeito de cada item individualmente.
São remessas para conserto ou remessas em garantia e os pedidos gerados por essa opção retornam do mesmo modo, por isso, caso queira que o pedido de troca gerado ´pelo RMA faça a emissão da nota fiscal de retorno é obrigatório o lançamento dos dados referente à Nota fiscal da remessa ( número, data e valor do item na nota) em cada RMA para dar a base de valores no pedido de retorno a ser gerado nas trocas.
Utiliza-se a tela RMA Cliente para a abertura dos RMAs
Normalmente os RMAs podem ser finalizados como troca, (pela mesma peça ou por outra similar, utilizando peças do estoque local de RMA ( retornos de RMA Fornecedor ainda não transferidos ) ou do estoque principal de vendas gerando pedidos de RMA), recusas por diversos motivos ou pode ser utilizado para gerar crédito, mas o ideal para o crédito é sempre solicitar ou emitir uma nota de devolução para com o seu registro gerar o crédito.
O RMA é sempre mais ágil quando se controla os números de série individuais de cada peça, pois ao lançar o número de série o produto, cliente, fornecedor, datas de compra e venda são automaticamente trazidos à tela agilizando o preenchimento.
No RMA é possível também abertura em lote repetindo as informações de várias peças em um único Lote, mas os RMAs sempre são tratados individualmente com status únicos, item a item, mesmo que ao gerar o relatório todas as peças possam estar no mesmo relatório.
Ao gerar o RMA do cliente sem recusa e antes da finalização é gerado uma pendencia deste item para envio ao fornecedor ( no RMA cliente o fornecedor é indicado) e outra para retorno ao cliente, cada um com o seu relatório.
A remessa ao fornecedor é feito na tela Envio RMA Fornecedor gerando a pendência de Retorno e o retorno é feito na tela Retorno RMA Fornec, sendo que nesta tela é possível retornar a mesma peça ou outra diferente, indicar o serial da peça que retornou mantendo estas peças em um estoque Local de RMA ( a princípio considera-se que as peças que retornaram nem sempre estão completas, embaladas ou blistadas em condição de venda) e este estoque recomenda utilizar para trocas de outros RMAs Cliente.
Caso a peça esteja perfeita é possível transferir as peças do estoque local para o estoque principal de vendas na tela Transferência de Estoque.
Também é possível no retorno do RMA Fornecedor marcar a peça com dano físico mantendo-a em um estoque de "peças danificados sem garantia" e destiná-las posteriormente na tela Reenvio RMA Dano Físico ou gerar crédito do Fornecedor que não fez a troca da peça.
Como devolução deve-se entender as entradas de peças novas ou defeituosas e que devem gerar crédito ao cliente para abater em boletos abertos ou pagamento de novos pedidos. No primeiro caso seriam peças novas, recusadas ou devolvidas em bom estado em razão de motivos comerciais, no segundo caso poderia ser uma devolução de um RMA já aberto que foi constadado o
RMAs que não tenha em estoque a mesma peça para efetuar a troca recomenda-se solicitar devolução para que com o crédito gere um novo pedido de peças diferentes ou devolução do valor ao cliente.
Para registar uma devolução se utilizar a tela de notas fiscais de entrada com as transações E23 quando a peça é nova e, neste caso, a devolução a retornará ao estoque e será gerado o crédito , ou E33 quando a peça está danificada e, neste caso, a peça não retorna ao estoque e somente o crédito é gerado.
É necessário sempre lançar a nota fiscal de venda no campo nota fiscal de referência, e esta nota será espelhada na tela, permitindo que se altere as quantidades, para o caso de devolução parcial. Preenche transportadora e tipo de frete e no caso de devolução parcial com produtos com controle de número de série é necessário também marcar ou escanear os seriais das peças que estão retornando.
Esse procedimento permite que a nota fiscal de entrada seja registrada ou emitida, nos casos de Pessoa física ou Jurídica não contribuinte.
O manual do ERP sobre o capítulo RMA pode ser baixado no link baixo
E abaixo o link de um outro artigo sobre registro ou emissões de notas fiscais de devolução.