Olá
Este artigo tem a função de explicar o RMA e como ele funciona no ERP Blue System. RMA é a sigla em inglês de Autorização para Retorno de Material ( Return Material Authorization ) que o ERP consegue tratar do começo ao fim de uma forma detalhada e permitindo um controle pós venda excelente em todos os aspectos.
Esta autorização pode ser obtida pelo cliente enviando uma planilha padrão com as informações que o fornecedor solicita ou pode ser obtida no ecommerce B2B em que o cliente consegue informar os números de série dos produtos e identificar a garantia com seu prazo e ao final recebe um modelo de como deve emitir a nota fiscal de remessa em garantia com CFOP, CST, impostos e notas fiscais a referenciar além de outros detalhes focando as notas de venda em que os produtos foram enviados. Informaria depois o número da nota fiscal que emitiu e a transportadora que enviou.
Antes de começar a detalhar as telas, eu vou lembrar que o investimento no melhor controle do RMA inicia, principalmente nos produtos de valor agregado mais alto, como eletrônicos ou de telecomunicação, no controle de numero serial individual de cada peça, mesmo quando o produto não tem um número de serie próprio, é possível etiquetar com uma etiqueta seriada própria na entrada, o que além de reduzir o erro nas separações dos pedidos por parte do estoque ajuda na agilidade e controle dos RMAs, inclusive por parte dos clientes que podem receber um romaneio junto da nota fiscal. a abertura do RMa na autorização já abre os RMAs de cliente descritos abaixo aguardando o recebimento.
O fluxo do RMA se inicia no RMA do cliente que pode ou não lançar o número de serial e este já identificaria o cliente, o fornecedor, o produto e o prazo da garantia de compra e de venda. Não lançando o serial é necessário lançar estas informações manualmente.
Cada RMA é unitário, visto que se trata de produtos defeituosos se informa o estado em que ele se encontra e acessórios que acompanham, defeito relatado e constatado, além dos pedidos e garantias da compra e da venda. Existem vários status que podem ser atribuídos a cada RMA de motivos de recusa, troca, gerar crédito, aguardando recebimento ou em teste, etc...
Ao trocar o ERP gera um pedido de RMA que tem o tratamento idêntico ao pedido de venda baixando o estoque e gerando a nota fiscal de retorno conforme as informações da nota fiscal de remessa lançadas no RMA na liberação, com a exceção de que não é criado o contas a receber.
Abaixo a lista de Status padrão do ERP Blue System de RMA Cliente
0 - RMA AGUARDANDO RECEBIMENTO
1 - EM PROCESSO DE RMA
2 - RMA RECUSADO - SEM DEFEITO
3 - RMA RECUSADO - DANO NÃO COBERTO PELA GARANTIA
4 - RMA RECUSADO - NÃO CONSTA O NUMERO DE SÉRIE
5 - RMA TROCADO
6 - RMA RECUSADO - FORA DO PRAZO DE GARANTIA
7 - RMA GERADO CRÉDITO
9 - RMA SEM RETORNO -> Gera pendência de envio ao Fornecedor, mas encerra a pendência ao cliente.
A - EM TESTE
C - RMA CANCELADO
Parte destes status geram uma pendência de envio ao fornecedor e na tela de "Envio RMA Fornecedor" ao selecionar o fornecedor aparecerá a lista de pendências de envio deste podendo criar um RMA com os itens selecionados que ficará com status '0', gerando assim uma pendência de retorno deste fornecedor.
Na tela "Retorno RMA Fornecedor" ao selecionar o fornecedor são listados os produtos pendentes de retorno e ao selecionar os itens e confirmar o retorno os itens selecionados ficarão com status '1' seguindo para o estoque local de RMA, mas a tela permite ao retornar alterar o código do produto e/ou o serial ou baixar com dano físico como sendo produto recusado pelo Fornecedor seguindo para uma nova Lista ou gerar crédito no cadastro do fornecedor indicando que o produto não retornou fisicamente.
Abaixo a lista de Status padrão do ERP Blue System de RMA Fornecedor
0 - Enviado, Aguardando Retorno
1 - Retornado em Estoque Local
9 - Encerrado
B - Baixado com Dano Físico
D - Gerado Crédito
C - Cancelado
Existe no módulo de RMA estes relatórios de Pendencia de retorno a clientes, Pendencia de envio e de retorno de cada fornecedor.
Os produtos retornados de fornecedor que ficarem no estoque Local serão sugeridos nas trocas dos RMAs Cliente (status 5 - trocado) e neste caso o pedido de RMA gerado mostrará uma segunda coluna de quantidade "Qtd Loc" que indica de que estoque deve sair cada produto do pedido e transferindo o produto para o estoque principal mantendo reservado no pedido indicado no RMA que consta na observação.
Além disso os produtos que retornarem de fornecedor se estiverem "novos" podem ser transferidos para o estoque de vendas na tela Transferência de estoque que mostrará todos os itens do estoque Local para que selecione e transfira. Mas cuidado, esta operação não tem estorno e caso tenha selecionado um produto incorreto precisará abrir um Novo RMA Cliente Próprio (status 8) para remover o produto do estoque e gerar a pendência de envio novamente.
RMA Cliente próprio (status 8) é um RMA Cliente que é aberto selecionando um serial que consta no estoque e neste caso ocorre a imediata baixa da peça indicada como defeituosa impedindo a venda, mesmo que já esteja reservada em um pedido.
A Tela Reenvio RMA Dano Físico -> Tem a função de listar e dar destino aos RMAS de fornecedor que no retorno foram marcados como em status B - Baixados com indicação de dano físico, podendo reencaminhar a outro fornecedor como uma assistência técnica que poderia tentar consertar por exemplo e neste caso abrindo um novo RMA Fornecedor, podendo também vender ou sucatear e para cada opção encaminhando para a sua lista de destino.
Relação de baixados com dano físico marca os RMAs Fornecedor que no retorno foram marcados como em status B - Baixados com indicação de dano físico e os produtos de casa lista de destinos da tela informada acima.
Por último existe a análise gerencial de RMA que vai somar as quantidades de cada peça em cada status dos processos listados no período selecionado, para permitir ter uma noção da quantidade de ocorrências e assim analisar a qualidade dos produtos que está vendendo, permitindo a tomada de decisões para as próximas compras.
Abaixo o link do manual de RMA em PDF para ter uma orientação mais completa da função de cada campo de cada tela informada neste artigo: